Abstract
Introduksjon. Apotekansatte i publikumsavdelingen på et sykehusapotek har ulike oppgaver, er ofte avbrutt i jobben og nødt til å utføre flere oppgaver samtidig. I Norge er det utført kun en systematisert studie som har kvantifisert tiden som apotekansatte bruker på sine oppgaver. Avbrytelser og mulititasking er i litteraturen beskrevet som mulige årsaker til at man gjør mer feil i jobben og at de påvirker effektiviteten negativt. Hensikten med denne studien var å finne ut hvordan apotekansatte i publikumsavdelingen på et sykehusapotek bruker tiden sin og i hvor stor grad er de utsatt for multitasking og avbrytelsene. Metode og materialer. WOMBAT dataverktøy ble brukt for denne studien, utført i publikumsavdelingen på sykehusapoteket i Arendal. Det ble definert kategorier innenfor 4 dimensjoner som ble brukt til å beskrive oppgaver (HVA, HVOR, HVEM, HVORDAN). I tillegg ble det definert multitasking og avbrytelser. Det ble rekruttert 8 apotekansatte for deltakelse i studien (5 farmasøyter og 3 apotekteknikere). Pilotobservasjonene ble utført i 6 timer i forkant av observasjonsperioden i publikumsavdelingen. Det var 3 sesjoner a 1,5 timer med 1 timers pause mellom dem. I etterkant av observasjonsperioden ble det lagd spørreundersøkelse hvor apotekansatte ble spurt om egen vurdering av parameterne som ble målt med WOMBAT. Resultater. Apotekansatte ble skygget i 120 timer i løpet av seks ukers periode. Farmasøytene brukte størst andel av tiden sin på reseptekspedering, andre oppgaver og vare-logistikk (30,1%; 26,2%; 17,5%) mens apotekteknikerne brukte mest tid på vare-logistikk, venting og reseptekspedering (38,7%; 11,4%; 11,2%). Gjennomsnittlig varte en oppgave mellom 3-4 minutt. Apoteksansatte ga råd ca. 9% av tiden sin, med gjennomsnittlig varighet på 2,4 minutt. Apotekteknikerne ble avbrutt gjennomsnittlig 2 ganger per time og brukte 4,4% av tiden i multitasking, mens farmasøytene ble avbrutt 1 gang per time og brukte 8% av tiden i multitasking. Spørreundersøkelsen viste at det er samsvar mellom egen vurdering av tidsfordelingen og ønsket fordeling, men ikke alltid med data WOMBAT registrerte. Apotekansatte tror at de blir avbrutt oftere og at de bruker mer tid i multitasking enn det WOMBAT viste. Konklusjon. Denne masterstudien, har registrert arbeidsoppgaver og analysert tidsfordeling på disse for apotekansatte i publikumsavdelingen på et sykehusapotek og er en av to første studier gjort i Norge. Multitaskingsnivå og antall avbrytelser er på et nivå som mulig kunne forårsake at apotekansatte gjør mer feil i jobben. Apotekansatte tror at de har flere avbrytelser og mer multitasking enn metoden viste, mens de vurderer egen tidsfordeling i samsvar med WOMBAT for en del oppgaver.
Introduction. Pharmacy staff (pharmacists and pharmacy technicians) working at public ward of the hospital pharmacy has various tasks, is influenced by multitasking and interruptions in their everyday work. There has been conducted only one study in Norway which quantified the time pharmacy staff need to complete their various tasks. Interruptions and multitasking are known to decrease efficacy and can increase the risk for task errors. Objective for this study was to map and analyze time distribution on tasks pharmacy staff has, as well as to record the rate of multitasking and interruptions they have during their workdays Method. Work observation method by activity timing (WOMBAT) has been used to conduct this study at the public ward of the hospital pharmacy in Arendal, Norway. Categories within the four variables were defined (WHO, WHERE, WHOM, HOW), which have been used to describe every task. Multitasking and interruptions were defined as well. 8 members of the staff have been recruited for the study (5 pharmacists and 3 pharmacy technicians). Pilot sessions were conducted for 6 hours, before the real observation at the ward began. There were 3 sessions daily with 1,5 hours duration, with two one-hour breaks in between. After completion of data collection, a survey with study participants was conducted, where they were asked to evaluate own time distribution on the same parameters as recorded by WOMBAT Results. Pharmacists and technicians were observed in 120 hours during a 6 weeks period. Pharmacists used the largest proportion of their time on dispensing medicines, tasks defined as “other” and supply management tasks (30.1%, 26.2%, 17.5%), while pharmacy technicians used most of their time on supply management tasks, waiting and dispensing (38.7%, 11.4%, 11.2%). Average task time was 3-4 minutes. Pharmacy staff used 9% of their time on counseling, with an average time per counseling of 2,4 minutes. Pharmacy technicians were interrupted on average twice per hour, and multitasked 4,4% of their time, while pharmacists were interrupted once per hour and multitasked 8% of their time. The survey showed that there is accordance between evaluation of own time distribution and participants’ wished allocation of the time, but not necessarily with data recorded by WOMBAT. Participants felt that they multitasked more and had higher interruption rate than WOMBAT recorded. Conclusion. This study recorded and described allocation of time pharmacy staff has at the public ward of the hospital pharmacy, was one of the two first such studies to be conducted in Norway. Levels of multitasking and interruption rate are on the level that might increase possibility of task errors. Pharmacy staff felt that they work in an environment with higher rates of multitasking and interruptions, than WOMBAT recorded. They assumed own time distribution according to WOMBAT results for most of the tasks.