|  DUO  |  avansert søk |
Veiledning for DUO-administratorer

---

Logge inn som DUO administrator  |  Arbeidsgangen i DUO  |  Studentoppgaver  |  Forskningspublikasjoner  |  Nye dokumenter   |  Hovedmeny  | Fulltekstdokument  | Opprett ny DUO-post |  Å redigere et dokument som allerede er publisert  |  Slett DUO-filer og Slett DUO-poster  | Klausulering/ikke elektronisk tilgjengelig |  Web-sider over innleverte oppgaver ved eget institutt/fag |

Generelt

Logge inn som DUO administrator

Før du kan ta systemet i bruk, dvs. redigere DUO-poster og publisere dokumenter i DUO, må du registrere deg som DUO administrator. Det gjør du via dette registreringsskjemaet.

Denne oversikten viser DUO administratorene, du kan se om du selv er registrert.

Når registreringen er i orden, kan du logge deg inn i DUO:
http://wo.uio.no/as/WebObjects/edittheses

Bruk ditt vanlige brukernavn og passord. Husk å velge det fakultet og institutt du skal jobbe med. Hvis du senere skal arbeide med et annet institutt, er det nederst på hovedmenyen en funksjon for å bytte til andre institutter/enheter.

Arbeidsgangen i DUO:

Studentoppgaver

Det er obligatorisk med innlevering av masteroppgaver i fulltekst til DUO. Studenten kan sette oppgaven til ikke å være elektronisk tilgjengelig. Hvis en student ikke har levert fulltekstfil, må DUO-administrator ta kontakt med vedkommende slik at fulltekstfil blir innlevert.

Studenter med brukernavn/passord ved UiO logger seg på DUO og registrerer bibliografiske opplysninger (metadata) om oppgaven + sammendrag, samt laster opp fulltekst. Etter innleveringen kan de skrive ut en kvittering fra DUO. Studenten leverer denne kvitteringen sammen med den trykte versjonen av oppgaven til instituttets administrasjon.

DUO administrator (ansvarlig for DUO ved instituttet) skal etter at oppgaven er sensurert og godkjent, publisere oppgaven i DUO. Før publisering må instituttet kontrollere at oppgaven ikke er klausulert. Kvitteringen som studenten leverer skal underskrives - sjekk samtidig i DUO at oppgaven faktisk er innlevert. Instituttet må jevnlig sjekke om det er kommet nye innleveringer til DUO og publisere disse.

Biblioteket skal til slutt kontrollere og supplere dataene om oppgaven i DUO, og sørge for at oppgaven blir registrert i BIBSYS.

Unntak!
Av og til er det studenter som ikke har brukernavn/passord ved UiO, f.eks. ved studier i utlandet. I slike tilfeller finnes det et enkelt web-skjema for innlevering. Skjemaet blir sendt til biblioteket som registrerer opplysningene i DUO og sender e-post til instituttet. Instituttet må sjekke DUO-basen for å få bekreftet at oppgaven er registrert. Oversikt over nye dokumenter innlevert til DUO finner du her.

Forskningspublikasjoner

Før publisering av forskningspublikasjoner i DUO (artikler m.m.), må det avklares med forlaget om man har lov til å publisere dokumentet i DUO.

DUO-administrator kan registrere publikasjoner med bibliografiske opplysninger, sammendrag og laste opp fulltekst i DUO.

DUO sentralt tar hånd om Frida-import

Biblioteket kontrollerer og supplerer dataene om dokumentet i DUO, og sørger for at dokumentet blir registrert i BIBSYS.

Nye dokumenter

Studenter og ansatte innleverer dokumenter kontinuerlig. Instituttet får ikke beskjed når et nytt dokument er innlevert, men kan følge med på oversikten over innleverte dokumenter:

Fulltekstdokumenter og sammendrag i DUO viser antall dokumenter som er innlevert / under redigering.
Minst en gang per uke bør du logge inn i DUO og sjekke innleveringer for ditt institutt.

Hovedmeny

Etter innlogging kommer du til hovedmenyen som er "startside" for forskjellige funksjoner i basen. Hver link vil lede deg til en undermeny med spesielle funksjoner.

En kort forklaring om de forskjellige punktene:

• Innleverte dokumenter. Oversikt over alle innleverte dokumenter som ikke er ferdigbehandlet av instituttene.
• Rediger dokument skriv inn workid. Hvis du vet workid på dokumentet du skal redigere, er dette en snarvei til redigeringsskjermen.
• Se historikk for et dokument. Logg over endringer i en DUO-post.
• Opprett ny DUO-post. Her kan du registrere et nytt dokument.
• Gjør DUO-post(er) redigerbare. Her henter du poster som allerede er publisert, men må hentes inn til redigering.
• Slette DUO-post. Sletter dokumenter fra DUO.
• Importer post fra BIBSYS. Brukes av bibliotekansatte.
• Sett relasjoner mellom dokumenter. Brukes når serietittel og seriehefter skal kobles, og til å lage "se også"-henvisninger mellom DUO-poster.
• Rediger heftenummerering. Velg fra liste og rediger.
• Klikk her hvis programmet går ned når du forsøker å gjøre endringer.
• Ordreliste i Repro. Søk på forfatter eller tittel for å finne status for oppgaven hos Reprosentralen.

"Innleverte dokumenter"

Undermenyen viser oversikter over forskjellige typer dokumenter som er innlevert ved ditt institutt. Dokumentene som vises er ikke ferdig behandlet av deg eller evt. biblioteket. Du kan velge en gruppe dokumenter du vil se på/arbeide med utfra forskjellige kriterier, se illustrasjonen "Status ved Biologisk institutt" nedenfor.

Ved rubrikken "Dok.typer" kan du avgrense til en bestemt dokumenttype, f.eks. Masteroppgave.

Vis fulltekst-opplysninger. Sett hake i boksen for å vise verdiene for fulltekst: Fulltekst: Ja / Nei. Fulltekst fil koblet til DUO-post: Ja / Nei.

Vis kun de første 40. Hvis instituttet ditt mottar mange dokumenter, er det en fordel å avgrense til de 40 første dokumentene, ellers blir lista tung å arbeide med.Rubrikker i tabellen med poster:

"WorkId - Dokumenttype - Redigeres av". WorkId er en unik identifikator for hvert dokument og du vil få bruk for den i forskjellige sammenhenger. Dokumenttype viser hva slags dokument som redigeres, nederst står navnet på personen som holder på å arbeide med dokumentet - enten bibliotekar eller DUO-administrator på instituttet.

Tittel/Forfatter viser dokumentets tittel, undertittel og alle forfattere.

Fulltekst har to verdier enten ja ( forfatteren har innlevert et fulltekstdokument) eller nei ( forfatteren har bare innlevert sammendrag).

Fulltekst fil koblet til DUO-post? Hvis det står ja under Fulltekst og nei her, må du lage en kobling:

Klikk på nei-linken og gå videre til undermenyen Fulltekstfil koblet til DUO-post ved "Ditt" institutt. På denne siden skal du koble fulltekstfilen til bibliografisk informasjon om dokumentet, og lage lenke til dokumentet (se illustrasjon under). Pass på at filen som ligger der er en PDF-fil, og at den er i orden (klikk på lenken) - sjekk tittelblad, innholdsfortegnelse, litteraturliste m.m. Ofte er det praktisk å bytte filnavn: Bytt filnavn. Klikk så på Tilføy fil som lenke under Lag lenke. Nederst i skjermen under Håndtering av lenker ser du nå dokumentets URL. Klikk på Lagre nederst i skjermen. Nå er koblingen ordnet, og du kan gå tilbake til DUO-poster til redigering (lenke øverst i skjermbildet) for å komme tilbake til dokumentoversikten. Du kan også arbeide videre med posten: Andre valg for denne posten. Du kan velge å gå til Rediger basisopplysninger (se forklaring lenger ned), URN/BIBSYS (brukes av biblioteket), Repro (se forklaring lenger ned) eller Publiser (se forklaring lenger ned).

 

Rubrikkene URN/BIBSYS og Klassifikasjon brukes bare av biblioteket.

DUO-post har bare verdien Rediger. Det er en link til et redigeringsskjema som viser all informasjon registrert for et dokument. I skjemaet kontrollerer du at opplysningene registrert for dokumentet er korrekte og fullstendige. Eks.: er alle forfattere registrert, er tittelen riktig? Hvis du senere oppdager at et dokument som er publisert i DUO-basen er registrert med feil opplysninger, kan du likevel korrigere opplysningene..

Publiser! Etter at du har sjekket/rettet opplysninger om dokumentet og evt. koblet fulltekst til posten, bruker du "publiser!" for å publisere dokumentet, dvs. dokumentet blir søkbart i DUO. Når du har publisert et dokument, dukker det opp ved siden av linken "publiser" et rødt kryss . Det betyr at du er ferdig med din del av arbeidet, og biblioteket kan overta posten til videre behandling i DUO, og eksportere til BIBSYS. Du ser krysset hvis du senere henter en publisert DUO-post til redigering.

Det er to måter å navigere på i DUO når du redigerer en post:

Når du har utført en handling, kan du hele tiden komme tilbake til oversikten over poster til redigering ved å klikke på DUO-poster til redigering og arbeide videre med posten derfra.
Du kan bruke menyen Andre valg for denne posten (øverst på siden) som alltid følger posten du arbeider med helt frem til du publiserer den.

Fulltekstdokument

Om det i kolonnen "Fulltekst" står "Ja", har forfatter levert fulltekstdokument:

1. Kontroller at dokumentet er i PDF-format, hvis ikke, må du konvertere den
2. Evt. bytt filnavn
3. Lag lenke (koble fil/filer til DUO-post)
4. Evt. legge inn html-filer
5. Sjekk valg under Publisering/Klausulering
6. Publisere dokumentet

Studenten kan velge å ikke publisere PDF-filen ved å krysse av for "Oppgaven er  ikke elektronisk tilgjengelig. Kontakt aktuelt fagbibliotek for tilgang til trykt  eksemplar". PDF-filen blir liggende på server, men ikke tilgjengelig for andre. Kun sammendraget vises sammen med teksten "Oppgaven er ikke elektronisk tilgjengelig..." (punkt 5).

1. Kontrollere at dokumentet er i PDF-format

Klikk på "Nei" i kolonnen ”Fulltekst fil koblet til DUO-post?”. Du får opp en liste over filer som er innlevert.

Er dokumentet i PDF-format, skal du åpne PDF-filen, og kontrollere at den er korrekt. Bla igjennom deler i begynnelsen, i midten og på slutten av dokumentet, og sjekk at sidene viser seg.

2. Koble fil (PDF-dokumentet) til DUO-post

Bytt filnavn. Det er ofte praktisk å bytte filnavn til for eksempel <etternavn>.pdf. Skriv inn det nye filnavnet og klikk på Omdøp. Filnavn med æøå må omdøpes, likeledes hvis de har ekstra punktum, f.eks. "masteroppgave.final.pdf".

Klikk på Tilføy fil som lenke under Lag lenke. Nederst i skjermen under Håndtering av lenker ser du nå dokumentets URL. Klikk på Lagre nederst i skjermen. Koblingen er nå i orden.

Du kan også sjekke hvilke dokumenter som mangler kobling uten å bli innlogget i applikasjonen:
Se Fulltekstdokumenter: filen må kobles DUO-posten

3. Legge inn html-filer

Hvis dokumentet også er innlevert i html format, skal også html-fil/er "kobles til DUO-post". Det er index-filen (samlefilen) som skal kobles til posten:

Av filene som er listet opp velg index-filen (samlefilen) og "Tilføy som lenke"
Ligger filene i en zip-fil, må de pakkes ut først. Trenger du hjelp, kontakt DUO.

4. Publisere dokumentet

Bruk funksjonen Publiser i øverst i skjermen eller publiser fra oversiktsskjermen DUO-poster til redigering.

Opprett ny DUO-post

Noen ganger må institutt eller bibliotek registrere dokumenter i DUO, f.eks. når forfatteren ikke har brukernavn/passord ved UiO. På hovedmenyen velger du Opprett ny DUO-post, deretter velger du riktig dokumenttype. I neste skjerm skal du registrere de bibliografiske opplysningene for dokumentet: forfatter, tittel, årstall, sammendrag osv. Lagre endringer nederst på siden.

Klikk på Nei i kolonnen Fulltekstfil koblet til DUO-post? Du skal nå hente filen og lagre den på DUOs server. Klikk på Browse i feltet Kopier lokal elektronisk versjon til server og finn filen, deretter Last oppgave på serveren. Bytt eventuelt filnavn. Når dette er gjort, klikker du på Tilføy fil som lenke for å koble fulltekstfilen til bibliografisk informasjon om dokumentet. Nederst i skjermen under Håndtering av lenker ser du nå dokumentets URL. Klikk på Lagre. Nå er koblingen ordnet, og du kan publisere den nye DUO-posten, eller du kan gå tilbake til DUO-poster til redigering (lenke øverst i skjermbildet).

Redigere et dokument som allerede er publisert / Gjør DUO-post(er) redigerbare

Oppdager du feil i et allerede publisert dokument, må du først gjøre DUO-posten redigerbar før feilen kan rettes:

På hovedmenyen velger du Gjør DUO-post(er) redigerbare. Du får denne søkeskjermen:

Søk på f.eks. workid eller forfatters navn.

Når du utført søket får du opp en treffliste:

På trefflisten vil alle postene med hake foran bli tatt inn til redigering. Er det bare én eller noen få du vil redigere, velg først "Fravelg alle" og så marker de som er aktuelle.

1. Velg Aktiver til redigering.
2. Velg DUO-poster til redigering øverst på siden, og du kommer til en ny side med DUO-posten(e) du plukket ut.
3. Dokumentet vil være tilgjengelige via DUO selv om det er aktivert til redigering, fordi det allerede har vært publisert! Hvis du ikke blir ferdig med redigeringen, og må vente med å publisere, så kommer du tilbake til dokumentet via Innleverte dokumenter på hovedmenyen.
4. Velg å publisere dokumentet på nytt når du er ferdig, for å oppdatere DUO-posten. Husk å lagre først!

Slett DUO-filer og Slett DUO-poster

er to forskjellige funksjoner. Den første sletter fulltekstfilen koblet til posten, den andre sletter hele posten.

Slett DUO-fil(er) skal kun brukes når du har lastet opp filer som ikke skal brukes likevel. Her søker du på samme måte som under ”Sett DUO-poster til å være redigerbare”. Velg "Slett fil" på den filen som du vil fjerne.

Slett DUO-poster skal kun brukes når du vil slette en DUO-post. DUO-posten og filene slettes fra DUO-basen. Vær klar over hva du gjør før du bruker denne funksjonen! I hovedmenyen velger du ”Slette DUO-poster” og du får opp en søkeskjerm. Søk på forfatter eller workid:

Klikk på "Slett DUO-post"

Du får tre valg:

1. Slett DUO-post. DUO-posten med alle opplysninger og filer slettes
2. Slett publisering. DUO-posten er ikke lenger søkbar, men den er ikke slettet.
3. Avbryt. Ingen skade skjedd.

Klausulering av oppgaver / ikke elektronisk tilgjengelig

Nederst på siden "Redigere basisopplysninger" er det 4 valg for Publisering/Klausulering. Forvalgt verdi er "Dokumentet er tilgjengelig i DUO", men studenten kan velge at oppgaven ikke skal være elektronisk tilgjengelig ved å krysse av for dette. Avtale om klausulering skal inngås ved institutt- eller fakultetsadministrasjonen der oppgaven innleveres. Mer informasjon om klausulering. Krysses det av på de de 3 nederste verdiene på listen vil ikke oppgaven være tilgjengelig i DUO, bare sammendraget. Hvis en student ønsker å gjøre om på valget hun har gjort, f.eks. at oppgaven likevel skal være elektronisk tilgjengelig, kan DUO-administrator endre dette ved å krysse av på nytt. Husk lagre! Hvis oppgaven allerede er publisert, må den først hentes inn til redigering. Når en oppgave går fra status "ikke elektronisk tilgjengelig" til "tilgjengelig i DUO", må også adgangskodene til filen endres. Ta kontakt med duo-hjelp når du har byttet om på kryssene for å gjøre en oppgave tilgjengelig, så ordner vi resten.

Web-sider over innleverte oppgaver ved eget institutt /fag

Ønsker du å lage en side med alle innleverte dokumenter/sammendrag ved ditt institutt/enhet, kan du gjøre som følger:

1. Finn ID for ditt institutt i kolonnen ORGID i denne tabellen.
2. I følgende lenke bytter du ut "ID" med ID-nummeret du fant i tabellen (pkt. 1). Oppgi ønsket år istedet for XXXX (f.eks. =2003)
   http://www.duo.uio.no/sok/search.html?ORGID=ID&yearFrom=XXXX&yearTo=XXXX
   http://www.duo.uio.no/sok/search.html?ORGID=27&yearFrom=2002&yearTo=2004
   For bare ett år av gangen setter du samme årstall begge steder: &yearFrom=2005&yearTo=2005
3. Du kan også avgrense til dokumenttyper, f.eks. masteroppgaver. Slik blir URLen da:
   http://www.duo.uio.no/sok/search.html?ORGID=ID&yearFrom=XXXX&yearTo=XXXX&documentTypes=Masteroppgave
4. Lenk opp til denne siden fra instituttets hjemmeside! Eksempel på URL:
   http://www.duo.uio.no/sok/search.html?ORGID=27&yearFrom=2006&yearTo=2007&documentTypes=Masteroppgave

---

Redaksjon: DUO, duo-hjelp@ub.uio.no
Dokument opprettet: 22.09.2003, endret: 22.09.2011